13. 選定超級鏈接文本（微軟Office 技巧大賽獲獎作品） 

如果需要在Excel 中選定超級鏈接文本而不跳轉到目標處，可在指向該單元格時，單擊并按住可選定單元格。 14. 快速查找 

在執行查找操作之前，可以將查找區域確定在某個單元格區域、整個工作表（可選定此工作表內的任意一個單元格）或者工作簿里的多個工作表范圍內。在輸入查找內容時，可以使用問號（？）和星號（*）作為通配符，以方便查找操作。問號（？）代表一個字符，星號（*）代表一個或多個字符。需要注意的問題是，既然問號（？）和星號（*）作為通配符使用，那么如何查找問號（？）和星號（*）呢？只要在這兩個字符前加上波浪號(～)就可以了。 15. 修改默認文件保存路徑 啟動Excel 2002，單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，在“常規”標簽中，將“默認文件位置”方框中的內容修改為你需要定位的文件夾完整路徑()。以后新建Excel 工作簿，進行“保存”操作時，系統打開“另存為”對話框后直接定位到你指定的文件夾中。 16. 指定打開的文件夾 

我們可以指定打開文件的文件夾，方法如下: 單擊“開始→運行”，輸入regedit 命令，打開“注冊表編輯器”，展開HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\OpenFind\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主鍵，名稱為“mydoc”，然后在該主鍵中新建兩個“字符串值”，名稱分別是“Name”和“Path”，值分別為“我的文件”(可以隨意命名)和“d:\mypath”(定位文件夾的完整路徑)，關閉“注冊表編輯器”，重啟電腦。以后在Excel 2002 中進行 

“打開”操作時，打開對話框左側新添了“我的文件”這一項目，點擊該項目，即可進入“d:\mypath”文件夾。 17. 在多個Excel 工作簿間快速切換 

按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿間切換。 18. 快速獲取幫助 

對于工具欄或屏幕區，按組合鍵“Shift＋F1”，鼠標變成帶問號的箭頭，用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就彈出一個幫助窗口會顯示該元素的詳細幫助信息。 

19. 創建幫助文件的快捷方式 

Excel 幫助文件是編譯的HTML 幫助文件Xlmain10.chm，存放在安裝目錄\Office10\2052 目錄中，單擊并拖拉此文件到Windows 快速啟動工具欄上。此后，不管Excel 是否在運行，而且也不用調用Office 助手，單擊Windows 快速啟動工具欄上的這個圖標將引出Excel 幫助。

20. 雙擊單元格某邊移動選定單元格 

在工作表內移動選定單元格有一種快捷方法:將鼠標指針放置于選定單元格的一邊，注意要選擇與移動方向相關的一邊，即要向下移動，就將鼠標指針放置于單元格的底部;如果要向右移動，就將鼠標指針放置于單元格的右邊;依此類推。這時鼠標指針變為白色箭頭的形狀，雙擊選擇單元格的某邊，鼠標指針將沿選定的方向移動到特定的單元格中。如果此方向相鄰單元格為空白單元格，則將移動 到連續最遠的空白單元格中;如果此方向相鄰單元格為非空白單元格，則將移動到連續最遠的非空白單元格中。

21. 雙擊單元格某邊選取單元格區域與上一技巧類似，如果在雙擊單元格邊框的同時按下Shift 鍵，根據此方向相鄰單元格為空白單元格或非空白單元格選取從這個單元格到最遠空白單元格或非空白單元格的區域。 

22. 快速選定不連續單元格按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工作簿下方的狀態欄中會顯示出“添加”字樣，以后分別單擊不連續的單元格或單元格區域即可選定，而不必按住Ctrl 鍵不放。 

23. 根據條件選擇單元格單擊“編輯→定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，根據你要選中區域的類型，在“定位條件”對話框中選擇需要選中的單元格類型（），例如“常量”、“公式”等，此時還可以復選“數字”、“文本”等項目，單擊“確定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。 

24. 復制或移動單元格把單元格從一個位置復制或移到另一個位置，其方法為:選擇源單元格，單擊“編輯”菜單中的“剪切”或“復制”命令，選定目標單元格，從“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令，則源單元格便被移動或復制到目標單元格中了。 

25. 完全刪除Excel 中的單元格想將某單元格（包括該單元格的格式和注釋）從工作表中完全刪除嗎？只要選擇需要刪除的單元格，然后按下“Ctrl+ -（減號）”，在彈出的對話框中選擇單元格移動的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后留下的空間。 26. 快速刪除空行 

有時為了刪除Excel 工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實現，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，單擊“數據→篩選→自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數據都被選中的情況下，單擊“編輯→刪除行”，然后按“確定”，所有的空行將被刪去。注意:插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。 

27. 回車鍵的粘貼功能 

回車鍵也有粘貼功能，當復制的區域還有閃動的復制邊框標記時(虛線框)，按下回車鍵可以實現粘貼功能。注意:不要在有閃動的復制邊框標記時使用回車鍵在選定區域內的單元格間進行切換，此時你應該使用Tab鍵或方向鍵進行單元格切換。

28. 快速關閉多個文件 

按住Shift 鍵，打開“文件”菜單，單擊“全部關閉”命令，可將當前打開的所有文件快速關閉。 29. 選定多個工作表 

若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一個表，按住Shift 鍵，再單擊最后一個表的標簽;若選不相鄰的工作表，要按住Ctrl 鍵，依次單擊要選擇的每個表的標簽;若要選定工作簿中全部的工作表，可從表標簽快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令。

30. 對多個工作表快速編輯 

如果想一次操作多張相同的工作表，省略以后的復制、粘貼操作，可采用以下方法。按住Shift 鍵或Ctrl 鍵并配以鼠標操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，就可以實行多方面的批量處理。一般情況下，進行的操作主要有如下幾種:

1.頁面設置，可快速對選中工作表設置相同的頁面。

2.輸入相同的數據，可快速在多個工作表中輸入相同的數據。

3.快速操作，在多個工作表中進行一系列相同操作，如設置字號、字體、顏色，進行單元格的合并撤銷等。4.輸入公式，快速輸入相同的公式，進行公式汁算。

31. 移動和復制工作表 

不僅可以在一個工作簿里移動和復制工作表，還可以把表移動或復制到其它工作簿里。若要移動工作表，只需用鼠標單擊要移動的表的標簽，然后拖到新的位置即可。若要復制工作表，只需先選定工作表，按下Ctrl鍵，然后拖動表到新位置即可。當然，用這種方法可以同時移動和復制幾個表。移動后，以前不相鄰的表可變成相鄰表。

32. 工作表的刪除 

單擊“編輯→刪除工作表”命令，然后單擊“確定”按鈕，則這個表將從工作簿中永久刪除。注意:“刪除工作表”命令是不能還原的，刪除的工作表將不能被恢復。

33. 快速選擇單元格 

在選擇單元格(行，列)時，同時按住Shift 鍵可以選中連續的單元格(行、列)。在選擇單元格(行、列)時，同時按住Ctrl 鍵可以選中不連續的單元格(行、列)。 

34. 快速選定Excel 區域（微軟Office 技巧大賽獲獎作品） 

在Excel 中，要想在工作簿中快速選定某塊區域，只需單擊想選定的區域的左上角單元格，同時按住Shift 鍵不放，再單擊想選定的區域的右下角單元格即可。另外:按住Ctrl 鍵再用鼠標可任意選定多個不相鄰的區域。事實上選定區域和順序無關，只需首先選定矩形區域的一個角的單元格，在按下Shift 的同時單擊對角單元格。

35. 備份工件簿 

單擊“文件→保存”命令，打開“另存為”對話框，按右上角的“工具”旁的下拉按鈕，單擊“常規選項”，在隨后彈出的對話框中，選中“生成備份”選項（），單擊“確定”按鈕保存。以后修改該工作簿后再保存，系統會自動生成一份備份工作簿，且能直接打開使用。

36. 自動打開工作簿（微軟Office 技巧大賽獲獎作品） 

我們只要將某個需要自動打開的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn Files\Microsoft  Office\Office10\XLStart 文件夾中，以后每次啟動時，Excel 都會自動打開相應工作簿。

39. 繪制斜線表頭 

一般情況下在Excel 中制作表頭，都把表格的第一行作為表頭，然后輸入文字。不過，這樣的表頭比較簡單，更談不上斜線表頭了。能不能在Excel 中可以實現斜線表頭，下面就是具體的方法: 由于作為斜線表頭的單元格都要比其他單元格大，所以首先將表格中第一個單元大小調整好。然后單擊選中單元格，單擊“格式→單元格”命令，彈出“單元格格式”窗口，選擇“對齊”標簽，將垂直對齊的方式選擇為“靠上”，將“文本控制”下面的“自動換行”復選框選中()，再選擇“邊框”標簽，按下“外邊框”按鈕，使表頭外框有線，接著再按下面的“斜線”按鈕，為此單元格添加一格對角線()，設置好后，單擊“確定”按鈕，這時Excel 的第一個單元格中將多出一個對角線。現在雙擊第一單元格，進入編輯狀態，并輸入文字，如“項目”、“月份”，接著將光標放在“項”字前面，連續按空格鍵，使這4 個字向后移動(因為我們在單元格屬性中已經將文本控制設置為“自動換行”，所以當“月份”兩字超過單元格時，將自動換到下一行)。現在單擊表格中任何一處，退出第一單元格看看，一個漂亮的斜線表頭就完成了。

40. 繪制斜線單元格 

利用Excel“邊框”選項卡的兩個斜線按鈕，可以在單元格中畫左、右斜線。如果想在單元格中畫多條斜線，就必須利用“繪圖”工具，方法是:打開Excel 的“繪圖”工具，單擊“直線”按鈕，待光標變成小十字后拖動光標，即可畫出需要的多條斜線。只要畫法正確，斜線可隨單元格自動伸長或縮短。至于斜線單元格的其他表格線，仍然按上面介紹的方法添加。當然，斜線單元格的數據輸入要麻煩一些，通常的做法是讓數據在單元格內換行(按“Alt+回車鍵”)，再添加空格即可將數據放到合適位置。

41. 每次選定同一單元格 

有時，為了測試某個公式，需要在某個單元格內反復輸入多個測試值。但每次輸入一個值后按下Enter 鍵查看結果，活動單元格就會默認移到下一個單元格上，必須用鼠標或上移箭頭重新選定原單元格，極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵，則問題會立刻迎刃而解，既能查看結果，當前單元格也仍為活動單元格。

42. 快速查找工作簿 

你可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為: 1.單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替; 2.在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字; 3.單擊“開始查找”即可。

43. 禁止復制隱藏行或列中的數據 

如果你復制了包含隱藏列(或行)的一個數據區域，然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel 把隱藏列也粘貼過來了。要想避免這種情況，可以選取你要復制的數據區域，然后選擇“編輯→定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現“定位條件”對話框，選中“可見單元格”選項，再復制和粘貼這個選定區域就會得到你所希望的結果。 44. 制作個性單元格 

如果你的表格需要菱形、三角形之類的特殊單元格，可用以下方法實現:先在單元格內輸入數據，然后打開“繪圖”工具欄，在“自選圖形→基本形狀”子菜單中找到需要的圖形。單擊后光標變成一個小十字，由單元格左上角向右下角拖動，即可畫出所需形狀的單元格。如果單元格的內容被覆蓋，可用鼠標右擊剛剛畫出的單元格，選擇快捷萊單中“設置自選圖形格式”命令。將“設置自選圖形格式”和“顏色與線條”選項卡打開，選中“顏色→填充”下拉列表下“無填充顏色”，“確定”后單元格內的原有內容即會顯示出來。如果你將“屬性”選項卡中的“大小、位置均隨單元格而變”選項選中，它還會隨單元格自動改變大小。 一、數據輸入和編輯技巧 

45. 在一個單元格內輸入多個值 

我們有時需要在某個單元格內連續輸入多個數值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按回車鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。其實可以采用以下方法:單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl 鍵再次單擊鼠標選定此單元格，此時，單元格周圍將出現實線框，再輸入數據，敲回車鍵就不會移動了。 46. 增加工作簿的頁數 

單擊“插入→工作表”命令，即可在看到一個新名稱的工作表。一個工作簿最多可以有255 張工作表。

47. 奇特的F4 鍵 

Excel 中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4 鍵。作為“重復”鍵，F4 鍵可以重復前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工作表內加入或刪除一行，然后移動插入點并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。

48. 將格式化文本導入Excel 1.在Windows“記事本”中輸入格式化文本，每個數據項之間會被空格隔開，當然你也可以用逗號、分號、Tab鍵作為分隔符。輸入完成后，保存此文本文件并退出; 2.在Excel 中打開剛才保存的文本文件，出現“文本導入向導-3 步驟之1”對話框，選擇 “分隔符號”，單擊“下一步”; 3.在“文本導人向導-3 步驟之2”對話框中選擇文本數據項分隔符號，Excel 提供了Tab 鍵、分號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這里的幾個分隔符號選項應該單選。你在“預覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊“下一步”; 4.在“文本導人向導-3 步驟之3”對話框中，你可以設置數據的類型，一般不需改動，Excel 自動設置為“常規”格式。“常規”數據格式將數值轉換為數字格式，日期值轉換為日期格式，其余數據轉換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。

49. 快速換行 

我們在使用Excel 制作表格時經常會遇到需要在一個單元格輸入一行或幾行文字的情況，如果輸入一行后敲回車鍵就會移到下一單元格，而不是換行，有一個簡便實用的操作方法可以實現換行:在選定單元格輸入第一行內容后，在換行處按“Alt+回車鍵”，即可輸入第二行內容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。 50. 巧變文本為數字 

在工作中，發現一些通過文本文件或其它財務軟件的數據導入Excel 中后居然是以文本形式存在的(數字默認是右對齊，而文本是左對齊的)，即使是重新設置單元格格式為數字也無濟于事。有一個辦法可以快速地將這些文件轉變回數字:在空白的單元格中填人數字1，然后選中這個單元格，執行“復制”命令，然后再選中所要轉換的范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會發現它們都變為數字了。 51. 在單元格中輸入0 值 

一般情況下，在Excel 表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數字后，只要光標一移出該單元格，格中數字就會自動變成“5”、“4”，Excel 默認的這種做法讓人使用非常不便，我們可以通過下面的方法來避免出現這種情況:先選定要輸入諸如“05”、“4.00”之類數字的單元格，鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“設置單元格格式”，在接著出現的界面中選“數字”標簽頁，在列表框中選擇“文本”，單擊“確定”。這樣，在這些單元格中，我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數字了。

52. 將數字設為文本格式 

不論是否對含有數字的單元格應用了文本格式，Excel 都會將數字保存為數字數據。若要使Excel 將類似零件號碼的數字解釋為文本，首先應將空白單元格設置成文本格式，然后鍵入數字。如果已經輸入了數字，那么也可以將它更改成文本形式。方法是:1.選擇含有要設置成文本格式的數字單元格; 2.單擊“格式→單元格”命令，然后單擊“數字”選項卡（）;3.在“分類”列表中，單擊“文本”，然后再單擊“確定”; 4.單擊每個單元格，按F2 鍵，然后再按Enter鍵重新輸入數據。 53. 快速進行單元格之間的切換（微軟Office 技巧大賽獲獎作品） 

在Excel 中,可以用以下方法實現在一個區域內的快速輸入而不用鼠標來進行單元格之間的切換。方法如下:用鼠標圈定一定區域后，按Tab 鍵可使目標單元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在鍵盤上連續輸入一組數據而不需用鼠標，從而提高輸入速度。提示:事實上，采用此方法最大的好處是，在一行的最后一個單元格，繼續按Tab，則可以轉到下一行開始的單元格;在選定區域最后一行的最后一個單元格繼續按Tab 則會回到選定區域第一行第一個單元格。同樣用Enter 可以按列輸入數據。 54. 在同一單元格內連續輸入多個測試值 一般情況下，當我們在單元格內輸入內容后按回車鍵，鼠標就會自動移到下一單元格，如果我們需要在某個單元格內連續輸入多個測試值以查看引用此單元格的其他單元格的動態效果時，就需要進行以下操作:單擊“工具→選項→編輯”，取消選中“按Enter 鍵后移動”選項（），從而實現在同一單元格內輸人多個測試值。 55. 輸入數字、文字、日期或時間 單擊需要輸入數據的單元格，鍵入數據并按Enter 或Tab 鍵即可。如果是時間，用斜杠或減號分隔日期的年、月、日部分，例如，可以鍵入9/5/96或Jun-96。如果按12 小時制輸入時間，請在時間數字后空一格，并鍵入字母a(上午) 或p(下午)，例如，9:00 p。否則，如果只輸入時間數字，Excel 將按AM(上午)處理。 56. 快速輸入歐元符號 

先按下Alt 鍵，然后利用右面的數字鍵盤(俗稱小鍵盤)鍵入0128 這4 個數字，松開Alt 鍵，就可以輸入歐元符號。 57. 將單元格區域從公式轉換成數值 

有時，你可能需要將某個單元格區域中的公式轉換成數值，常規方法是使用“選擇性粘貼”中的“數值”選項來轉換數據。其實，有更簡便的方法:首先選取包含公式的單元格區域，按住鼠標右鍵將此區域沿任何方向拖動一小段距離(不松開鼠標)，然后再把它拖回去，在原來單元格區域的位置松開鼠標(此時，單元格區域邊框變花了)，從出現的快捷菜單中選擇“僅復制數值”。 58. 快速輸入有序文本 

如果你經常需要輸入一些有規律的序列文本，如數字（1、2„„）、日期（1 日、2 日„„）等，可以利用下面的方法來實現其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、第2 兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素（如“甲、乙”）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2 個單元格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為“填充柄”），按住鼠標左鍵向后（或向下）拖拉至需要填入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，則該序列的后續元素（如“丙、丁、戊„„”）依序自動填入相應的單元格中。 59. 輸入有規律數字 

有時需要輸入一些不是成自然遞增的數值（如等比序列:2、4、8„„），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成:先在第1、第2 兩個單元格中輸入該序列的前兩個數值（2、4）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向后（或向下）拖拉至該序列的最后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個菜單（），選“等比序列”選項，則該序列（2、4、8、16„„）及其“單元格格式”分別輸入相應的單元格中（如果選“等差序列”，則輸入2、4、6、8„„）。 60. 巧妙輸入常用數據 

有時我們需要輸入一些數據，如單位職工名單，有的職工姓名中生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好“職工姓名序列”，以后輸入就快多了。具體方法如下:將職工姓名輸入連續的單元格中，并選中它們，單擊“工具→選項”命令打開“選項”對話框，選“自定義序列”標簽（），先后按“導入”、“確定”按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第一位職工的姓名），用“填充柄”即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續的單元格中。 61. 快速輸入特殊符號 

有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊“編輯→替換”命令，打開“替換”對話框（），在“查找內容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中輸入“※”，將“單元格匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換），然后按“替換”按鈕一個一個替換，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。

62. 快速輸入相同文本 

有時后面需要輸入的文本前面已經輸入過了，可以采取快速復制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法來完成輸入:

1.如果需要在一些連續的單元格中輸入同一文本（如“有限公司”），我們先在第一個單元格中輸入該文本，然后用“填充柄”將其復制到后續的單元格中。

2.如果需要輸入的文 

本在同一列中前面已經輸入過，當你輸入該文本前面幾個字符時，系統會 

提示你，你只要直接按下Enter 鍵就可以把后續文本輸入。3.如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”鍵就可以完成輸入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。

4.如果多個單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl 鍵的同時，用鼠標點擊需要輸入同樣文 

本的所有單元格，然后輸入該文本，再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。 63. 快速給數字加上單位 

有時我們需要給輸入的數值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實現單位的自動輸入:先將數值輸入相應的單元格中（注意:僅限于數值），然后在按住Ctrl 鍵的同時，選取需要加同一單位的單元格，單擊“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框（），在“數字”標簽中，選中“分類”下面的“自定義”選項，再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應數值的后面。 64. 巧妙輸入位數較多的數字 

大家知道，如果向Excel 中輸入位數比較多的數值（如身份證號碼），則系統會將其轉為科學計數的格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數值設置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設置，也可以實現，但操作很慢。其實我們在輸入這些數值時，只要在數值的前面加上一個小“'”就可以了（注意:'必須是在英文狀態下輸入）。

65. 將WPS/Word 表格轉換為Excel 工作表 

有時需要將WPS／Word 編輯過的表格轉換成Excel 工作表，可利用Excel的數據庫操作、宏操作等功能進行分析、處理，轉換方法非常簡單: 1.啟動WPS／Word，打開WPS／Word 文檔，拖動鼠標，選擇整個表格，再在“編輯”菜單中選擇“復制”命令; 2.啟動Excel，打開Excel 工作表，單擊目標表格位置的左上角單元格，再在“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令。注:若需將老版本的WPS 表格轉換為Excel 工作表，應先將其用WPS97／WPS2000／WPS Office 或Word 打開，再進行轉換。

66. 取消單元格鏈接 

將鏈接單元格格式更改為數值格式就可以取消單元格鏈接，方法如下:選擇包含鏈接的單元格，然后單擊“復制”按鈕，保持該格處于選中狀態，單擊鼠標右鍵選擇“選擇性粘貼”命令選擇“數值”后單擊“確定”，單元格內容就被單元格實際數值替代，與其它源文件的鏈接就刪除了。 

67. 快速輸入拼音 

選中已輸入漢字的單元格，然后單擊“格式→拼音信息→顯示或隱藏”命令，選中的單元格會自動變高，再單擊“格式→拼音信息→編輯”命令，即可在漢字上方輸入拼音。單擊格式→拼音信息→設置”命令，可以修改漢字與拼音的對齊關系。

68. 插入“√” 

首先選擇要插入“√”的單元格，在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體，輸入a 或b，即在單元格中插入了“√”。 69. 按小數點對齊 

有以下兩種方法使數字按小數點對齊: 1.選中位數少的單元格，根據需要單擊格式工具欄上的“增加小數位數”按鈕多次，將不足位數補以0。2.選中位數少的單元格，右鍵單擊選擇“設置單元格格式”命令，在彈出的窗口中單擊“數字”標簽，選中“數值”，在右面的“小數位數”中輸入需要的），程序就會自動以0 補足位數。同樣，對于位數多的單元格，如果設置了較少的小數位數，程序會自動去掉后面的數字。 70. 對不同類型的單元格定義不同的輸入法 

在一個工作表中，通常既有數字，又有字母和漢字。于是，我們在編輯不同類型的單元格時，需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel 針對不同類型的單元格，實現輸入法的自動切換: 1.選擇需要輸入漢字的單元格區域，單擊“數據→有效性”命令，在“數據有效性”對話框中選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕（）; 2.同樣，選擇需要輸入字母或數字的單元格區域，單擊“數據→有效性”命令，選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表中選擇“關閉(英文模式)”，單擊“確定”按鈕。此后，當插入點處于不同的單元格時，Excel 會根據上述設置，自動在中英文輸入法間進行切換，從而提高了輸入效率。 

71. 在Excel 中快速插入Word 表格 1.打開Word 表格所在的文件; 2.打開要處理Word 表格的Excel 文件，并調整好兩窗口的位置，以便看見表格和要插入表格的區域; 3.選中Word中的表格; 4.按住鼠標左鍵，將表格拖到Excel 窗口中，松開鼠標左鍵將表格放在需要的位置即可。

72. 設置單元格字體 

選定要格式化的全部單元格或單個單元格中的指定文本，單擊“格式→單元格”命令，在“字體”框中，單擊所需字體，在“字號”框中，單擊所需的字體大小即可（）。另外，如果某一單元格中的少量數據不可見，那么可減小這些數據字體的大小，而不用調整列的寬度，以顯示單元格中所有數據。 73. 在一個單元格中顯示多行文字 

選定要設置格式的單元格，單擊“格式→單元格”命令，在打開的單元格格式對話框中選中“對齊”選項卡下的“自動換行”復選框（）即可。 

74. 將網頁上的數據引入到Excel 表格 

網頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復制到Excel 中，而且效果極佳。你可以選中信息并復制它，然后將信息粘貼到Excel 中，或者可以選中信息并將其拖放到Excel 中。使用這種“拖放”方法傳輸和處理任何基于網絡的表格數據會顯得非常簡單并且異常快捷。在Excel 2002中，你可以像使用Excel 工作表那樣打開Html 文件，并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態。 75. 取消超級鏈接 

下面介紹兩個方法，讓你方便地取消Excel 中的超級鏈接。1.如果正在輸入URL 或E-mail 地址，在輸入完畢后敲回車鍵，剛才輸入的內容會變成藍色，此時單擊智能標記選擇“撤消超鏈接”命令即可。2.如果在工作表中已存在超級鏈接，右鍵單擊單元格，在快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。 76. 編輯單元格內容 

雙擊要鍵入數據的單元格，直接輸入數據或對其中內容進行修改，完成后若要確認所做的改動，按Enter 鍵即可;若取消所做的改動，按Esc 鍵。另外，你還可以單擊單元格，再單擊工作表上邊的編輯欄，你就可以在編輯欄中編輯單元格中的數據了。

77. 設置單元格邊框 

選擇要添加邊框的所有單元格，單擊“格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項卡（），然后在“樣式”中選中所需的線型樣式，同時可以在“顏色”中指定不同的顏色，再單擊“外邊框”按鈕，最后單擊“確定”按鈕即可。要設置含有旋轉文本的選定單元格的樣式，單擊“格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項卡，然后使用“預置”下的“外邊框”和“內部”按鈕，邊框應用于單元格的邊界，它會和文本旋轉同樣的角度。 78. 設置單元格文本對齊方式 

選擇要設置文本對齊的單元格，單擊“格式→單元格”命令，單擊“對齊”標簽，然后根據需要設置文本對齊方式即可。 79. 輸入公式 

單擊將要在其中輸入公式的單元格，然后鍵入＝(等號)，若單擊了“編輯公式”按鈕或“粘貼函數”按鈕，Excel 將插入一個等號，接著輸入公式內容，按Enter 鍵。 

80. 輸入人名時使用“分散對齊”（微軟Office 技巧大賽獲獎作品） 

在Excel 表格中輸入人名時為了美觀，我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空格鍵是一個辦法，但是我們這里有更好的方法。我們以一列為例，將名單輸入后，選中該列，點擊“格式→單元格→對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最后將列寬調整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。 

81. 隱藏單元格中的所有值（微軟Office 技巧大賽獲獎作品） 

有時候，我們需要將單元格中所有值隱藏起來，這時你可以選擇包含要隱藏值的單元格。單擊“格式→單元格”命令，選擇“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后將“類型”框中已有的代碼刪除，鍵入“;;;”(3 個分號)即可（英文狀態）。提示:你也許奇怪為什么會這樣，其實單元格數字的自定義格式是由正數、負數、零和文本4 個部分組成。這4個部分用3 個分號分隔，哪個部分空，相應的內容就不會在單元格中顯示。現在都空了，當然就都不顯示了。 82. 恢復隱藏列 

通常，選擇隱藏列兩邊列上的單元格，然后選擇“格式→列→取消隱藏”菜單項可以恢復隱藏的列。其實恢復隱藏列還有一種快捷方法:將鼠標指針放置在列標的分割線上，例如，若隱藏B 列，則將鼠標指針放置在列A 和列C 的分割線上，輕輕地向右移動鼠標指針，直到鼠標指針從兩邊有箭頭的單豎變為兩邊有箭頭的雙豎杠，此時拖動鼠標就可以打開隱藏的列。 83. 快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列（微軟Office 技巧大賽獲 獎作品） 

在Excel 中隱藏行或列, 通常可以通過格式菜單中的行或列選項中的隱藏來實現, 或者是選中行號或列標后通過鼠標右鍵的快捷菜單來完成, 對于分散的單元格區域, 可以這樣快速隱藏: 快速隱藏選中單元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隱藏選中單元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+0” 84. 徹底隱藏單元格 

在很多時候我們會將一些行或列的內容隱藏起來不讓別人查看，但是如果用戶復制包含隱藏行或列的區域，這樣隱藏的內容就會在粘貼的新的工作表中出現，降低了隱藏效果。如果要想避免這種情況，我們可以先選中要復制的區域，然后單擊“編輯→定位”命令，在打開的對話框中點擊“定位條件”按鈕，在定位條件對話框中選中“可見單元格”選項），這樣就可以避免上面所發生的情況了。 85. 用下拉列表快速輸入數據 

如果某些單元格區域中要輸入的數據很有規律，如學歷(小學、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術員、助理工程師、工程師、高級工程師)等，你希望減少手工錄入的工作量，這時我們就可以設置下拉列表實現選擇輸入。具體方法為: 選取需要設置下拉列表的單元格區域，單擊“數據→有效性”命令，從“數據有效性”對話框中選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設置下拉列表所需的數據序列，如“技術員、助理工程師、工程師、高級工程師”，并確保復選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可（）。這樣在輸入數據的時候，就可以單擊單元格右側的下拉箭頭選擇輸入數據，從而加快了輸入速度。 86. 快速輸入自定義短語 

使用該功能可以把經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動更正”便會將它更換成所定義的文字。定義“自動更正”項目的方法如下:單擊“工具→自動更正選項”命令，在彈出的“自動更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語，如“電腦報”，在“替換為”框中鍵入要替換的內容，如“電腦報編輯部”，單擊“添加”按鈕，將該項目添加到項目列表中，單擊“確定”退出。以后只要輸入“電腦報”，則“電腦報編輯部”這個短語就會輸到表格中。 87. 設置單元格背景色 

選擇要設置背景色的單元格，單擊“格式→單元格”命令，然后單擊“圖案”選項卡，要設置帶有圖案的背景色，請在“顏色”框中單擊選中一種顏色，然后單擊“圖案”下拉菜單，選擇所需的圖案樣式和顏色即可。 88. 快速在多個單元格中輸入相同公式 

先選定一個區域，再鍵入公式，然后按“Ctrl+Enter”組合鍵，可以在區域內的所有單元格中輸入同一公式。 89. 同時在多個單元格中輸入相同內容 

選定需要輸入數據的單元格，單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入相應數據，按“Ctrl+Enter”鍵即可。 90. 快速輸入日期和時間 當前日期選取一個單元格，并按“Ctrl+;” 當前時間選取一個單元格，并按“Ctrl+Shift+;” 當前日期和時間選取一個單元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格鍵，最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:當你使用這個技巧插入日期和時間時，所插入的信息是靜態的。要想自動更新信息，你必須使用TODAY 和NOW 函數。 91. 將復制的單元格安全地插入到現有單元格之間 

如果你想要將一塊復制的單元格插入到其他行或列之間——而不是覆蓋這些行或列——可以通過下面這個簡單的操作來完成: 選擇你將要復制的單元格，單擊編輯菜單上的復制，在工作表上選擇將要放置被復制單元格的區域，然后按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入對話框中單擊周圍單元格的轉換方向，然后單擊“確定”。現在，復制的單元格將插入到合適的位置，而你無需擔心它們覆蓋原有的信息。 

92. 在Excel 中不丟掉列標題的顯示 

你是否希望不論將Excel 電子表格滾動到哪里都能夠看到列標題？這里將介紹一種使列標題總保持可見的方法: 選擇緊鄰列標題的下一行，單擊“窗口→凍結窗格”命令，被凍結的列標題不會滾動，而且在你移動工作簿的其他部分時，列標題會保持可見。

93. 查看與日期等效的序列數的值 

Excel 將所有的日期都作為序列數對待，要查看與日期等效的序列數的值，通常需要將包含日期的單元格格式更改為“常規”格式。現在有一種快捷方法:選擇包含日期的單元格，然后單擊“格式”工具欄上的“千位分隔樣式”按鈕(即逗號形狀的按鈕)，Excel 將會對選擇的單元格應用千位分隔樣式顯示序列數。 94. 快速復制單元格內容 

選中下面的單元格，按“Ctrl+'（為英文狀態下的單引號）”組合鍵，即可將上一單元格的內容快速復制下來。

95. 使用自定義序列排序（微軟Office 技巧大賽獲獎作品） 

在Excel 排序對話框中選擇主要關鍵字后單擊選項，可以選擇自定義序列作為排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。順便說一下，排序可以選擇按列或按行，如果以前排行的順序都是選擇性粘貼轉置，排完序后再轉置。自定義排序只應用于“主要關鍵字”框中的特定列。在“次要關鍵字”框中無法使用自定義排序。若要用自定義排序對多個數據列排序，則可以逐列進行。例如，要根據列A或列B 進行排序，可先根據列B 排序，然后通過“排序選項”對話框確定自定義排序次序，下一步就是根據列A 排序。

96. 快速格式化Excel 單元格 

如果想要快速訪問Excel 中的單元格格式對話框，以更改諸如字樣、對齊方式或邊框等，請先選擇需要格式化的單元格然后按下“Ctrl+1”組合鍵，就可以打開“單元格格式對話框”。 97. 固定顯示某列 

不少人在工作中用Excel 做工資表時，由于工資表項目很多，往往一行信息不能同時顯示在屏幕上，給日常的查詢和變動工資輸入帶來一定困難。用下面的方法就可以解決這個問題:首先在表格中單擊要凍結列的右邊一列，然后單擊“窗口→凍結窗格”命令即可。如果你想撤消此功能，點擊“窗口”菜單，原來“凍結 窗口”命令變成“撤消窗口凍結”，單擊它即可。 98. 在Excel 中快速編輯單元格 

如果你希望使用鍵盤做每一件事，在Excel 電子表格中快速編輯數據將很困難，因為你會發現自己想對單元格做改動時，經常需要用到鼠標。其實你可以使用一個快捷鍵——F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。下面將教你怎么做: 利用箭頭鍵選擇要編輯的單元格，按下F2，編輯單元格內容，編輯完成后，按Enter 鍵確認所做改動，或者按ESC 鍵取消改動。注意:這個技巧在Excel 編輯超級鏈接時非常方便，因為如果當你使用鼠標點擊單元格的超級鏈接時將自動打開Internet 瀏覽器窗口，使用鍵盤可以很容易地編輯超級鏈接。 99. 使用自動填充快速復制公式和格式 

想用一種無需輸入數字的簡單方法在Excel 中填充數字嗎？利用自動填充命令，你可以快速向相鄰的單元格復制數據、公式或格式。以下將說明具體的操作方法: 選擇希望復制的單元格，將光標移到選中單元格的右下角，光標將變成一個黑色的+號，點擊并按住鼠標右鍵不放，將光標拖過將要填充的單元格，松開鼠標右鍵，鼠標右擊，在出現的快捷菜單中單擊“以序列方式填充”，這一技巧可以在創建電子表格時節省大量時間。

100. 為單元格添加批注 

Excel 為方便用戶及時記錄，提供了添加批注的功能，當你給單元格進行注釋后，只需將鼠標停留在單元格上，就可看到相應的批注。添加批注的方法是:單擊要添加批注的單元格，單擊“插入→批注”命令，在彈出的批注框中鍵入你要批注的文本，輸好后單擊批注框外部的工作表區域即可。在添加批注之后單元格的右上角會出現一個小紅點，提示該單元格已被添加了批注。將鼠標移到該單元格上就可以顯示批注。

101. 數據自動輸入 

在Excel 中，數字、日期和時間等形式的數據可以直接連續輸入。例如，當需要輸入12/10/91～12/10/99 這些連續的日期，可以先在第一個單元格中輸入12/10/99，然后用鼠標選中該單元格，接著再用鼠標直接拖動單元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移動，即可自動在相鄰的單元格中填充12/10/91、12/10/92„„12/10/99 數據。當然你也可以單擊填充柄，選擇需要的序列方式（）。對于數字而言，還可以實現等差數列和等比數列的連續輸入。

102. 在Excel 中快速計算一個人的年齡 

Excel 中的DATEDIF() 函數可以計算兩單元格之間的年、月或日數。因此，這個函數使得計算一個人的年齡變得容易了。在一個空白工作表中的A1 單元里輸入生日，用斜線分隔年、月和日，在A2 單元中輸入type=DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ，然后按Enter，這個人的年齡(以年表示)將被顯示在A2 單元中。 103. 快速修改單元格次序 

在實際操作的過程中，我們有時需要快速修改單元格內容的次序，具體操作方法為:首先用鼠標選定單元格，同時按下鍵盤上的Shift 鍵，接著移動鼠標指針到單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發生了變化。 104. 將網頁上的數據引入到Excel 表格中 

網頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復制到Excel 中，而且效果極佳。在Excel 中，你可以像使用Excel 工作表那樣打開Html 文件，并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態。 一、圖形和圖表編輯技巧 

105. 在網上發布Excel 生成的圖形Excel 的重要功能之一就是能快速方便地將工作表數據生成柱狀、圓餅、折線等分析圖形。要想在Web 發布這類以及用于報表裝飾示意類圖形，首先單擊“工具→選項”命令，在“常規”中選擇“Web 選項”，選擇是否采用便攜網絡圖形格式(PNG)存儲文件，以加快下載速度和減少磁存儲空間，但要注意這一格式圖形文件將要求瀏覽器支持，并非對所有瀏覽器都合適。如果未選擇PNG 圖形格式，Excel 會自動選擇并轉換為GIF、JPG 格式文件，并創建名為“文件名files”的子文件夾來保存轉換過的圖形。例如，如果文件名為“dog.htm”，則Excel 將創建名為“dog/files”的子文件夾。Excel 也會支持文件指定文件名，例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。若在Web 發布時選中圖表的“選擇交互”選項框，則生成的Web 頁面將保留Excel 的圖形與表格數據互動的功能，即頁面中顯示數據表格和對應分析圖形，用戶如果改變表格中的數據，則對應圖形隨之發生改變。但要注意的是，這一交互并不能刷新存放在服務器端的數據表數據，如果你需要刷新或修改服務器端的數據，則須利用VB 等編制腳本程序。 106. 創建圖表連接符 

當你繪制了一些基本圖表以后，經常需要用直線、虛線和箭頭來連接它們，并說明圖表中的關系。Excel 2002提供了真正的圖表連接符，這些線條在基本形狀的預設位置保持連接，當你移動基本形狀時，連接符與它們一起移動，而不需要你手工繪制它們。要創建連接符，可按以下步驟進行:首先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具欄上單擊“自選圖”按鈕，選擇“連接符”，并選中需要使用的連接符類型。鼠標指針將變成帶有4 條放射線的方形，當鼠標停留在某個形狀上，形狀上預先定義的連接點將變成邊界上彩色的點，單擊希望連接符連接的點。然后在另一形狀的連接點上重復這個過程。 107. 將Excel 單元格轉換成圖片形式插入到Word 中 

假如要把Excel 中某些單元格區域轉換成圖片形式，可先選中要進行轉換的單元格區域，然后按住Shift 鍵，單擊“編輯→復制圖片”命令，在彈出的“復制圖片”對話框中，可選擇“如屏幕所示”和“如打印效果”兩種顯示方式（圖1），如果選擇“如屏幕所示”，還可以進一步選擇“圖片”和“位圖”兩種格式。在這里選擇“如屏幕所示”和“圖片”單選按鈕，單擊“確定”按鈕。然后進入Word 中，單擊“編輯→粘貼”命令，即可將選中的Excel 單元格區域以圖片形式粘貼過來。如果用戶沒用添加表格框線，那么選擇“如打印效果”后，在進行“粘貼圖片”操作后圖片中沒有邊框;如果選擇“如屏幕所示”選項，“粘貼圖片”操作后，圖片會有和屏幕顯示一樣的邊框。 

108. 將Word 內容以圖片形式插入到Excel 表格中 

如果要把Word 中的某一段內容以圖片形式插入到Excel 表格中，可按照如下步驟進行:首先在Word 中選中要復制的內容，然后單擊“編輯→復制”命令，進入Excel 中，按住Shift鍵，單擊“編輯→粘貼圖片”命令，即可將剛才復制的內容以圖片格式插入到Excel 表格中，而且在該圖片上雙擊，還可進行文字修改。利用這種方法也可以把“記事本”等其他程序中的內容以圖片格式粘貼到Excel 中。 109. 將Word 中的內容作為圖片鏈接插入Excel 表格中 

首先在Word 中選中要復制的內容，然后單擊“編輯→復制”命令，進入Excel 中，按住Shift 鍵，單擊“編輯→粘貼鏈接圖片”命令可將選中內容作為一個圖片鏈接插入Excel中。 

 

 

 

“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。 

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。 七、把數據徹底隱藏起來 

工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態下的分號)。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel 的透明功能也不能讓其現形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。 

八、讓中、英文輸入法智能化地出現在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1 個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。 

九、讓“自動更正”輸入統一的文本 

你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。 1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。 

2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。 

3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。 十、在Excel 中自定義函數 

Excel 函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執行“工具→宏→VisualBasic 編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開VisualBasic 編輯窗口。 2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。 

3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V =h*(a+b)/2End Function 4.關閉窗口，自定義函數完成。 

以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。 十一、表頭下面襯張圖片 

為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”

 

 

對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。 

2.在按住Ctrl 鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。 

3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。 

十二、用連字符“&”來合并文本 

如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D 列合并到一列中)。1.在D 列后面插入兩個空列(E、F 列)，然后在D1 單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。 

2.再次選中D1 單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D 列下面的單元格中，B、C、D 列的內容即被合并到E 列對應的單元格中。 3.選中E 列，執行“復制”操作，然后選中F 列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E 列的內容(不是公式)即被復制到F 列中。 

4.將B、C、D、E 列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2 步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D 列，公式會出現錯誤。故須進行第3 步操作，將公式轉換為不變的“值”。 十三、生成績條 

常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA 的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1 工作表的A1 至G64 單元格區域中，其中第1 行為標題，第2 行為學科名稱。 1.切換到Sheet2 工作表中，選中A1 單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。 

2.再次選中A1 單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1 至G1 單元格中；然后，再同時選中A1 至G1單元格區域，用“填充柄”將上述公式復制到A2 至G185 單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。 

3.調整好行高和列寬后，同時選中A1 至G2 單元格區域(第1 位學生的成績條區域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。 

4.同時選中A1 至G3 單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186 單元格區域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。 十四、Excel 幫你選函數 

在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel 的 “搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。 

 

 

十五、同時查看不同工作表中多 

個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3„„)某個單元格的內容，可以利用Excel 的“監視窗口”功能來實現。執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。 十六、為單元格快速畫邊框 

在Excel 2002 以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002 對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。 十七、控制特定單元格輸入文本的長度 

你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel 就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel 來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式” 

的數值后方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel 的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel 展示出與眾不同的光彩呢。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 

我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel 除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift 鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl 鍵進行點選)。此時，我們看到Excel 的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中

 

 

選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。 十九、改變文本的大小寫 

在Excel 中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel 中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel 都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。在Excel 2002 中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1 單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3 單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的 結果就將是“Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符 

除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4 單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4 單元格最右側的字符開始提取2 個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5 單元格中提取“武漢”兩個字時， 

就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5 單元格中提取第4 個字符后的兩個字符，也就是第4 和第5 兩個字。 

二十一、把基數詞轉換成序數詞 

將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3 個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″

th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；②如果第1 原則無效，則檢查最后一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2 原則都無效，那么就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。 二十二、用特殊符號補齊位數 

和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel 中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充

 

 

 

位數)”。比如，我們要在中A2 單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16 位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3 單元格中的數字從左側用“#”號填充至16 位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4 中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠專業，要在A5 單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。 二十三、創建文本直方圖 

除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E 列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D 列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：在E3 單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″

n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel 圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。 

二十四、計算單元格中的總字數 

有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1 單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙： “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)) 

-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。 

二十五、關于歐元的轉換 

這是Excel 2002 中的新工具。如果你在安裝Excel 2002 時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel 2002 就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel 的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100 歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel 工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。